1. Kommunikation
Ein Verwaltungsassistent muss in der Lage sein, sehr gut zu sprechen und zu schreiben, da er in seiner Kommunikation das Image eines Unternehmens darstellt. Es ist ihre Pflicht, Briefe, Protokolle und Memos zu schreiben und zu verschicken, die frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sein müssen. Zur Kommunikation gehört auch das Zuhören und der Umgang mit anderen Menschen. In den meisten Fällen ist ein Verwaltungsassistent die erste Anlaufstelle für Kunden. Sie müssen klar und präzise sprechen können, aber auch gute Zuhörer sein.
2. Organisation
Die Arbeit eines Verwaltungsassistenten ist schnell erledigt. Organisation ist eine Fähigkeit, die ein Teil der täglichen Routine sein muss. Die Aufgabe eines Assistenten ist es, die Last und die Belastungen, die mit der Vielzahl von Verantwortlichkeiten als Führungskraft einhergehen, zu verringern. Sie führt den Kalender ihrer Führungskraft, organisiert Besprechungen, Konferenzen und Reisen. Aus den Sitzungen bereitet sie Protokolle, Berichte, Briefe und andere Aufzeichnungen vor. Um dies zu gewährleisten, ist die Organisation zum richtigen Zeitpunkt und bei allen vorhandenen Dingen von entscheidender Bedeutung. Mangelnde Organisation kann zu schwierigen Situationen führen, die zu Verlusten führen können.
3. Teamarbeit
Ein Verwaltungsassistent ist Mitglied eines Teams. Ein Team arbeitet nur mit guten Teamplayern zusammen, bei denen Erfolge als gemeinsame Anstrengungen angesehen werden. Beziehungen zu ihren Führungskräften und Mitarbeitern müssen geknüpft und eine Partnerschaft der Zuverlässigkeit aufgebaut werden. Diese Art der Zusammenarbeit hilft dem Team, seine Ziele mit minimalen Herausforderungen zu erreichen. Verwaltungsassistenten, die aktive Teamplayer sind, verbessern ihre Fähigkeiten und machen Fortschritte bei ihrer Arbeit.
4. Zeitmanagement
Ein Verwaltungsassistent hat so viel mit sehr wenig Zeit zu tun. Teil dieser Aufgabe ist es, die Dinge rechtzeitig und vollständig geschehen zu lassen. Prioritäten aus den Aufgaben zu setzen, die ausgeführt werden müssen, ist das Geheimnis, um nicht überfordert zu werden. Es gibt den ganzen Tag über Ablenkungen. Konzentriert zu bleiben und zu wissen, wann von einer Aufgabe zur nächsten übergegangen werden muss, ist wichtig. Seien Sie pünktlich, um Zeit zu sparen und Unordnung zu reduzieren.
5. Diskretion
Ein Verwaltungsassistent findet im Büro viele Informationen. Von Briefen, Geschäftsabschlüssen, die in einer Besprechung besprochen wurden, bis zu Gesprächen in Hörweite. Ein Verwaltungsassistent muss dies vertraulich behandeln. Ein guter Assistent vermeidet Klatsch und Tratsch im Büro und hat Integrität.
Ein Verwaltungsassistent muss in der Lage sein, vernünftige Entscheidungen zu treffen. Sie wird größtenteils nicht unter Aufsicht stehen und die getroffenen Entscheidungen müssen korrekt sein. Die Fähigkeit, ein Problem zu erkennen und für eine Lösung an die richtige Person weiterzuleiten, ist wichtig. Die Notwendigkeit, logisch und vernünftig zu sein, um die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist ein Plus für reibungslose Abläufe.
