So schreiben Sie ein Memo für die Disziplin eines Mitarbeiters

In jeder Organisation können Disziplinarmaßnahmen erforderlich sein, wenn sich das Verhalten eines Arbeitnehmers negativ auf den Einzelnen, die Mitarbeiter oder den Arbeitsplatz auswirkt. Als Manager müssen Sie möglicherweise Disziplinar- oder Korrekturmaßnahmen ergreifen, um inakzeptables Verhalten oder Leistung zu verbessern. Wenn Sie andere Methoden wie Beratung und Leistungsbeurteilung erfolglos ausprobiert haben, müssen Sie möglicherweise Memos verfassen, um einen Mitarbeiter zu warnen, der anscheinend nicht in der Lage ist, Reformen durchzuführen. So können Sie ein Memo für die Disziplin eines Mitarbeiters schreiben.

Ausreichende Mitteilung machen

Laut der University of California können Sie einen straffälligen Mitarbeiter zurechtweisen, indem Sie dem Mitarbeiter das Memo als Hinweis geben, dass seine Leistung eine erwartete Komponente nicht erfüllt. Sie können diesen Verweis erteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einem informellen Supervisor-Coaching keine Änderung vorweist, um die erforderliche Leistung zu verbessern. Die Mitteilung kann später als Dokumentation dienen, die Sie für die Entlassung eines Mitarbeiters benötigen, wenn dieser nach Erschöpfung aller rechtlichen Schritte das Arbeitsverhältnis nicht beibehält.

Geben Sie die Vorgehensweise an

Verweisen Sie auf das Memo als Disziplinar-Memo, um spätere rechtliche Probleme mit Gewerkschaften zu vermeiden. Geben Sie den Grund für das Schreiben des Memos deutlich an. Denken Sie daran, die Antworten des Mitarbeiters in das Memo aufzunehmen, konzentrieren Sie sich jedoch nicht auf seine Antworten. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Richtlinien oder Verfahren in der Notiz neu zu formulieren. Indem Sie angeben, was Sie von Ihrem Mitarbeiter erwarten, vermeiden Sie Disziplinarmaßnahmen, wenn der Mitarbeiter die Regeln einhält. In vielen Situationen wäre es illegal, Disziplin ohne Befolgung anderer Verfahren oder Kanäle auszuüben.

Bewahren Sie die Privatsphäre

Behandeln Sie Memos als persönliche, vertrauliche Angelegenheit. Stellen Sie sicher, dass Sie es nur dem betroffenen Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Wenn möglich, sollten Sie auch eine Kopie an seine Gewerkschaftsvertreter senden und eine weitere Kopie in der Personalakte des Mitarbeiters aufbewahren, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Sie sollten sich jedoch bei den Gewerkschaftsverwaltern Ihrer Operation erkundigen, ob Sie Beweise für solche Gespräche oder Besprechungen aufbewahren müssen. Sie können eine gesetzliche Bestimmung verlangen, die es ihrem Kunden ermöglicht, eine schriftliche Antwort auf das Memo zu heften, bevor Sie es einreichen.

Verwenden Sie eine aussagekräftige Formulierung

Verwenden Sie in Ihrer Kommunikation eine aussagekräftige Formulierung, die sich auf einen Verweis oder eine formelle schriftliche Mitteilung bezieht. Geben Sie an, ob Sie dem Mitarbeiter Inkompetenz, Ungehorsam, Fehlverhalten oder Pflichtverletzung vorwerfen. Dies sind alles ernste Ausdrücke, die Sie während eines offiziellen Disziplinarverfahrens verwenden können, wenn Ihre Entlassung eines Mitarbeiters später angefochten wird. Wenn Ihr Memo viele Euphemismen enthält, müssen Sie möglicherweise einen Disziplinarausschuss davon überzeugen, dass die Straftat, die der Mitarbeiter begangen hat, eine Entlassung rechtfertigt. Sie sollten den Fehler angeben, ohne Wörter zu zerkleinern. Sie können angeben, dass eine bestimmte Maßnahme ergriffen wird, wenn der Mitarbeiter die Regeln oder die vereinbarte Vorgehensweise nicht einhält.

Durch das Schreiben eines Memos wird das Risiko einer Zivilklage beseitigt und beide Parteien an die vereinbarten Probleme erinnert. Im Vergleich zu mündlichen Rügen können Memos nützlich sein, wenn Beweise erforderlich sind. Sie sind auch formeller und das Standardkommunikationsmittel in einer Büroumgebung.