So werden Sie Office Manager

In den letzten Jahren hat die Nachfrage nach Büroleitern zugenommen. In großen Unternehmen ist ein hochqualifizierter Mitarbeiter erforderlich, der sich um die Produktivität und die täglichen Aufgaben des Büros kümmert. Dieser Karriereweg erfordert eine Person mit viel Liebe zum Detail, Organisationstalent und vor allem einen sympathischen Charakter, der jedem das Gefühl gibt, willkommen zu sein.

Wenn dies nach Ihnen klingt und Sie in jeder Situation gerne Ansprechpartner sind, lesen Sie weiter, um herauszufinden, was diese Rolle tatsächlich beinhaltet und wie Sie einen idealen Lebenslauf für einen Büroleiter erstellen können.

1. Erforschen Sie den Beruf

Wenn Sie eine Karriere in diesem Beruf anstreben möchten, ist es wichtig herauszufinden, in welcher Verantwortung Sie stehen und in welchem ​​Arbeitsumfeld Sie sich befinden und welche Voraussetzungen Sie dafür haben

Jobbeschreibung

Die Aufgaben eines Büroleiters sind sehr unterschiedlich, sie sind jedoch hauptsächlich für die Organisation und Überwachung der Arbeit des Büropersonals zuständig. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf, einschließlich der Sauberkeit der Einrichtungen, des Bürobestands und der Planung von Lieferantenveranstaltungen und jährlichen Besprechungen.

Büroleiter sind unter anderem in der Regel verantwortlich für:

  • Organisation und Pflege der Unternehmenskalender, die die Planung von Besprechungen für Mitarbeiter auf Führungsebene sowie von Kalenderereignissen für das gesamte Büro umfassen.
  • Organisation und Verwaltung der Korrespondenz innerhalb und außerhalb des Büros, einschließlich Post und wichtiger Pakete. Dies beinhaltet auch die Bearbeitung fehlender Pakete oder Reklamationen im Auftrag des Büropersonals.
  • Koordination der Transport- und Unterbringungsmaßnahmen für Führungskräfte bei Arbeitsreisen.
  • Pflege des Schreibwarenbestands und Einrichtung des Büros.
  • Überwachung und Kontrolle der Arbeit des Verwaltungsteams, einschließlich der Sekretäre und Angestellten. Bei Bedarf Beratung und Delegation von Aufgaben.
  • Verwaltung der Budgets für den Bürokauf, von Schreibwaren über Kaffee und Tee bis hin zu Wartungs- und IT-Ausgaben.
  • Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vorstandssitzungen, einschließlich der Erstellung und Verteilung von Tagesordnungen sowie der Protokollierung.
  • Verwaltung des Papier- und Online-Ablagesystems, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt gespeichert werden.
  • Entwicklung von Verfahren und Einführung neuer Systeme für alle Mitarbeiter.
  • Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Eingewöhnung und Durchführung eines Teils der Einarbeitung, indem ihnen die Ausrüstung zur Verfügung gestellt wird, die sie für ihre Arbeit benötigen.
  • Organisation regelmäßiger Tests für elektrische Geräte.
  • Koordination und Planung von Events für das gesamte Unternehmen wie Weihnachtsfeiern, Jahresbälle usw
  • Vorbereitung von Präsentationen oder Briefen für Manager und Führungskräfte im Unternehmen.

Grundlegende Fähigkeiten und Qualitäten

Um ein erfolgreicher Büroleiter zu sein, müssen bestimmte Fähigkeiten und Qualitäten vorhanden sein. Sie umfassen in der Regel Folgendes:

  • Kommunikationsfähigkeiten: Da Sie mit einer Vielzahl von Menschen zu tun haben, von Mitarbeitern bis hin zu Führungskräften, Kunden und Lieferanten, müssen Sie in der Lage sein, effektiv zwischen allen zu kommunizieren.
  • Liebe zum Detail: Sie sollten in der Lage sein, alles zu analysieren und sicherzustellen, dass Sie keine unachtsamen Fehler machen. Bei der Arbeit an wichtigen Berichten und Dokumenten ist die Liebe zum Detail von entscheidender Bedeutung.
  • Führungsqualitäten: Da Sie für die Koordination des Verwaltungsteams verantwortlich sind, benötigen Sie wichtige Führungsqualitäten zum Delegieren und Leiten.
  • Analytische Fähigkeiten: Sie sind für das Budget und die Wartung verantwortlich, was bedeutet, dass Sie beurteilen können, wo das Unternehmen zu viel ausgibt und was Sie tun können, um Kosten zu senken und Geld zu sparen.
  • Organisatorische Fähigkeiten: Sie müssen sich von einer Reihe verschiedener Aufgaben lösen und sollten in der Lage sein, beim Multitasking alles in Ordnung zu halten.
  • IT- Kenntnisse : Sie müssen über umfassende Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwendung von Microsoft Office Suite und Outlook verfügen.
  • Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Ein Büroleiter sollte die Fähigkeit haben, sich mühelos zwischen Menschen aus allen Lebensbereichen auszutauschen. Er muss ein zugänglicher und freundlicher Charakter sein.
  • Zeitmanagementfähigkeiten: Als Büroleiter verwalten Sie nicht nur Ihren eigenen Zeitplan, sondern auch den anderer, weshalb Sie ein hervorragendes Zeitmanagement benötigen. Sie sollten in der Lage sein, Ihren Tagesplan einzuhalten und Ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
  • Problemlösungskompetenz: Da Sie für den reibungslosen Betrieb des Büros verantwortlich sind, müssen Sie in der Lage sein, schnell zu denken und Lösungen zu finden.

Arbeitszeiten und -bedingungen

Wenn Sie 9-5 Stunden an der Rezeption verbringen möchten, ist dieser Beruf ideal für Sie! Normalerweise arbeiten Sie in der Woche zwischen 35 und 40 Stunden, einschließlich einer einstündigen Mittagspause. Es kann vorkommen, dass Sie Überstunden leisten müssen, dies hängt jedoch von der Organisation ab, für die Sie arbeiten. Es ist wichtig, im Notfall flexibel zu bleiben, damit Sie für die Abwicklung verantwortlich sind. Schließlich sind Sie der Ansprechpartner im Büro!

Gehaltsaussichten

Wie bei jeder anderen Tätigkeit variiert das Gehalt von Unternehmen zu Unternehmen in Abhängigkeit von Erfahrung, Qualifikation und Standort. Laut PayScale liegt das Durchschnittsgehalt in den USA bei 46.156 USD und in Großbritannien bei 24.327 GBP. Es wird natürlich Raum für Fortschritte geben, wenn Sie mehr Erfahrung in der beruflichen Tätigkeit haben und von Jahr zu Jahr mit einer Gehaltserhöhung rechnen müssen.

2. Holen Sie sich die Qualifikationen

Um in einer Büromanagement-Position zu arbeiten, benötigen Sie mindestens ein Abitur mit Abschlüssen in Mathematik, Englisch und Wirtschaft. In der Regel wird empfohlen, einen Bachelor-Abschluss oder einen gleichwertigen Abschluss in Betriebswirtschaft, Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Personalmanagement zu erwerben, um ein klares Bild der Funktionsweise der Organisation als Ganzes zu erhalten.

Alternativ können Sie Management-Zertifizierungen abschließen. Die International Facility Management Association bietet den CFM (Certified Facility Manager) für diejenigen an, die Manager werden möchten. Wenn Sie sich dazu entschließen, ein aktives Mitglied zu werden, müssen Sie alle drei Jahre eine Prüfung bestehen und die Bildungsaktivitäten abschließen.

3. Lande deinen ersten Job

Ohne ein paar Jahre Erfahrung in einer administrativen Funktion ist es sehr unwahrscheinlich, dass Sie direkt in die Position eines Büroleiters springen. Stattdessen müssen Sie eine nachgewiesene Erfolgsbilanz in Bezug auf Zeitmanagement, Führungsqualitäten und allgemeine Bürotätigkeiten vorweisen können - alles Schlüsselkomponenten des idealen Lebenslaufs für Büroleiter.

Ein Praktikum wäre ein guter Ausgangspunkt für einen Arbeitssuchenden, der eine Stelle ohne Hochschulausbildung sucht. Dies ermöglicht es Ihnen, praktische Arbeitserfahrung in einer Büroumgebung zu sammeln, und führt höchstwahrscheinlich zu einer Vollzeitstelle.

Alternativ können Sie sich für administrative Assistentenstellen bewerben, bei denen Sie dem Büroleiter bei alltäglichen Aufgaben helfen und so die Karriereleiter in Ihrem Unternehmen erklimmen können.

4. Entwickeln Sie Ihre Karriere

Um ein Büroleiter zu werden, haben Sie höchstwahrscheinlich bereits einige Jahre Erfahrung in Ihrem verwandten Bereich gesammelt, bevor Sie zum Manager aufgestiegen sind.

Sobald Sie in dieser Position sind, gibt es jedoch noch Chancen für weiteres Wachstum. Sie könnten mehr Verantwortung übernehmen und ein größeres Team, ein zusätzliches Büro oder eine höhere Position übernehmen. Sie können beispielsweise von der Verwaltung des Content-Teams in die gesamte Marketingabteilung wechseln.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie das Zeug dazu haben, ein Team effektiv zu führen und einen echten Beitrag zu einem Büro und den Prozessen zu leisten, ist eine Karriere als Büroleiter für Sie ideal. Sie sehen nicht nur die physischen Ergebnisse Ihrer harten Arbeit, sondern knüpfen auch wichtige Beziehungen.

Sind Sie Verwaltungsassistent und möchten Büroleiter werden? Wenn ja, teilen Sie uns im folgenden Abschnitt mit, welche Schritte Sie unternehmen, um Ihre Ziele zu erreichen.

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