Mit der Weiterentwicklung des modernen Arbeitsplatzes wächst auch die feine Kunst des Projektmanagements. Vorbei sind die Zeiten, in denen Haftnotizen auf Whiteboards verteilt wurden. Unternehmen sind jetzt auf der Suche nach den effizientesten und kosteneffektivsten Tools, da sie versuchen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und mehr aus weniger zu machen.
Projektmanagement-Software setzt all diese Kriterien in Kraft. Unabhängig vom Unternehmen oder der Branche kann es problemlos an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst und angepasst werden. Natürlich können einige Teams zögern. Widerstand gegen Veränderungen liegt in der Natur des Menschen, und wenn sich das Ergebnis nach Gewinnspannen richtet, stellen Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit in Frage, warum sie ein bestimmtes Instrument einsetzen sollten.
Die vielen Vorteile einer dedizierten Software sollten diese Befürchtungen jedoch zerstreuen. In diesem Artikel werden wir einige dieser Vorteile betrachten und die positiven Auswirkungen erörtern, die sie auf Ihr Unternehmen haben können. Also, es sei denn, Sie haben einen Überschuss an Haftnotizen, die den Lagerraum überfluten, lesen Sie weiter…
1. Einfachere Zusammenarbeit
Viele Aufgaben überschneiden sich mit Abteilungs- und Standortgrenzen, und manchmal kann es für jedes Teammitglied schwierig sein, sich darüber im Klaren zu sein, was außerhalb des unmittelbaren Umfelds geschieht. Glücklicherweise beseitigt ein Projektmanagement-Tool dieses Problem von Anfang an. Wrike bietet beispielsweise einen Live-Aktivitäts-Stream, mit dem andere Teammitglieder wissen, woran Sie arbeiten, und es gibt auch eine Instant Messaging-Funktion für nervige Abfragen.
Infolgedessen können Teams dank der schnellen und zeitnahen Bereitstellung eines softwarebasierten Dienstes nahtlos zusammenarbeiten und potenzielle Kommunikationsprobleme vermeiden. Es kann auch diese ärgerlichen "Update" -Meetings stoppen, um die Fortschritte aller zu sichern. Ein besonders praktischer Vorteil, wenn Zeit und Geduld gefragt sind.
2. Bessere Planung
Das Verfolgen von Meilensteinen in einem Projekt kann schwierig sein, zumal jedes einzelne Teammitglied wissen muss, was wann abgeschlossen werden muss. Um dem entgegenzuwirken, kann kollaborative Software übersichtliche und leicht verständliche Gantt-Diagramme der Projektzeitleiste verwenden, die dann ständig aktualisiert werden können. Dies ist sehr nützlich, wenn sich die Dinge unweigerlich kurzfristig ändern und Ressourcen verschoben werden müssen.
Außerdem können virtuelle Manager Anweisungen auf übersichtliche und zugängliche Weise implementieren, indem sie einzelne Aufgaben visuell darstellen und jedem auf Knopfdruck mitteilen, wo sie stehen. Dies stellt sicher, dass im allgemeinen Chaos eines geschäftigen Projekts eine schlechte Organisation nicht als Entschuldigung für die Versäumung einer Frist herangezogen werden kann.
3. Bessere Kommunikation mit Kunden
Wir waren alle dabei: die Konferenzschaltung um 10 Uhr mit dem Kunden, die aufgrund fehlender verfügbarer Räume um 10.15 Uhr beginnt (gefolgt von einer weiteren Verzögerung von 15 Minuten, da der Kunde die falsche Einwahl erhalten hat). Abgesehen davon, dass Sie weniger professionell erscheinen, ist dies auch ein ineffektiver und zeitaufwändiger Prozess.
Mit Cloud-basierter Online-Software muss diese Saga nicht passieren. Kunden können auf Ihre Auftragstafel zugreifen und Ihren Fortschritt auf einfache Weise verfolgen. Sie können dann Feedback geben und Änderungen in den relevanten Bereichen vornehmen. Sie benötigen lediglich ein Kennwort und einen Benutzernamen. Im Großen und Ganzen führt dies zu einer effizienteren Nutzung Ihrer und der Zeit des Kunden.
4. Aufgaben einfacher delegieren
Für Manager kann es sehr zeitaufwendig sein, Aufgaben an Einzelpersonen zu verteilen, insbesondere bei größeren Projekten, die andere Abteilungen und Standorte einbeziehen. Anstatt jede Person einzeln zu informieren, kann die Aufgabe einfach in die Projektzeitleiste eingefügt und zusammen mit ausführlichen Anweisungen dem entsprechenden Teammitglied zugewiesen werden.
Dies erleichtert das Leben für das gesamte Team, das einfach die Software überprüfen kann, um zu sehen, was sie tun soll und wann es getan werden muss - ein effektiver und zeitsparender Gewinn für alle.
5. Budgetverwaltung
Dies ist ein weiterer Vorteil eines flexiblen und vielseitigen Softwaresystems, insbesondere für Manager, die die Kosten eines Projekts im Auge behalten und sicherstellen müssen, dass es nicht außer Kontrolle gerät. Durch einen quantifizierbaren Nachweis darüber, welcher Mitarbeiter was getan hat und für wie viele Stunden, können diejenigen, die das Budget kontrollieren, die Kosten in Echtzeit sehen und feststellen, wo zu viel Geld ausgegeben wird.
Dies wiederum kann Entscheidungen in die Zukunft leiten und es den Managern ermöglichen, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen oder Stunden anders zuzuweisen. Die Wichtigkeit, fiskalisch verantwortlich zu sein, wird oft übersehen, wenn der Fokus fest auf dem Projekt selbst liegt. Dies ist einer der subtileren Vorteile der Verwendung eines zuverlässigen Projektmanagement-Tools.
6. Freigabe und Zugriff von Dokumenten
Einer der zusätzlichen Vorteile, wenn alles an einem Ort zentralisiert ist, ist die größere Kontrolle der Benutzer über Dokumente. Abgesehen von der Tatsache, dass sie nicht verloren gehen oder verlegt werden können, ermöglicht das System den Benutzern auch, Änderungen oder Einreichungen zu verfolgen, was zu mehr Rechenschaftspflicht und Transparenz darüber führt, wer was in einem bestimmten Dokument geändert hat.
Dies ist auch praktisch, da die Teammitglieder problemlos Dokumente finden können, ohne gemeinsam genutzte Laufwerke durchsuchen oder nach Links fragen zu müssen. Dies ist besonders praktisch, wenn ein Benutzer auf eine aktualisierte Version einer Datei wartet oder Sie sich in einem kurzfristigen Kundengespräch befinden und schnell Zugriff benötigen.
Abonnieren
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Abonnieren7. Standardisierte Prozesse
Wie bereits erwähnt, besteht einer der wichtigsten Vorteile von Projektmanagement-Software darin, dass alle auf derselben Seite sind. Dies gilt auch für Ihre Prozesse, da jeder die gleichen Informationen bereitstellen und die gleichen Vorlagen verwenden muss, um Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten.
Dies mag oberflächlich klingen, es ist jedoch wichtig, alles zu standardisieren und sicherzustellen, dass jedes Dokument das gleiche Erscheinungsbild hat. Abgesehen davon, dass Sie professioneller erscheinen, hilft es auch, durchgängig Konsistenz und Einheitlichkeit zu schaffen, da alle auf die gleiche Weise arbeiten.
8. Integrieren Sie neue Teammitglieder
Jemanden auf halbem Weg zu einem Projekt zu bewegen, kann für beide Seiten eine entmutigende Erfahrung sein, da eine Fülle von Informationen und Zusammenhängen innerhalb kürzester Zeit erklärt und erlernt werden muss. Mit einem benutzerfreundlichen Tool können alle neuen Mitglieder des Teams den Projektfortschritt von Anfang an sowie alle Richtungsänderungen auf dem Weg nachvollziehen. Dies bedeutet, dass sie sich mühelos in das Team einfügen können, eine minimale Integration erfordern und in der Lage sind, sofort einen wirksamen Beitrag zu leisten.
9. Remote Working
Viele Top-Unternehmen bieten jetzt flexibles und ferngesteuertes Arbeiten an. Collaborative Software ermöglicht es den Mitarbeitern, dies effektiv zu tun, ohne sich vom Team zu lösen.
Dies liegt daran, dass die Projektmanager darauf vertrauen können, dass die Aufgaben immer noch erledigt werden, ohne dass dies physisch überprüft werden muss, während die Benutzer zu Hause über alle Ressourcen verfügen, die sie benötigen. Alles, was benötigt wird, ist eine zuverlässige Internetverbindung. An einem Arbeitsplatz, der immer fortschrittlicher und offener für Veränderungen wird, dürfte diese Arbeitsweise in naher Zukunft immer gängiger werden - mit dieser Software als Kernstück.
Wie Sie sehen, sind die Vorteile der Verwendung von Projektmanagement-Tools unbestritten. Bei komplexen Aufgaben, die aus einer großen, häufig verstreuten Belegschaft bestehen, geht es unmittelbar um den Umgang mit Organisation, Delegation und Kommunikation. Synergetic Software löst diese Probleme mit Leichtigkeit.
Durch die Übernahme der Logistik können sich die Manager darauf konzentrieren, das Projekt tatsächlich zu leiten, während die Mitarbeiter genau wissen, was und wann sie tun sollten. Dadurch wird der Prozess mühelos und ein positives Endergebnis kann zur Zufriedenheit aller Parteien geliefert werden.
Mit seiner erstklassigen Software hat Wrike einige der bekanntesten Unternehmen der Welt befähigt und schafft weiterhin innovative Lösungen. Mit ihrem Tool können Geschäftsteams von der Planung bis zur Auslieferung ihre Projektziele über eine benutzerfreundliche und logische Oberfläche erreichen. Ihre hochmoderne Software wird mittlerweile von über 15.000 Unternehmen weltweit eingesetzt.
