Um den Umsatz zu steigern und den Erfolg zu maximieren, benötigen Sie jedoch die richtigen Fähigkeiten und Geräte, um ein virtuelles Team zu verwalten.
Hier erfahren Sie, wie Sie ein leistungsstarkes virtuelles Team verwalten, von Tools für die Zusammenarbeit bis hin zu Schlüsselübungen.
1. Erstellen Sie eine Struktur und einen Plan
Der erste Schritt zur effektiven Verwaltung virtueller Teams besteht darin, ein Arbeitssystem zu definieren, an das sich jeder halten kann. Dies wird auch als Standard Operating Procedure (SOP) bezeichnet. Durch das Setzen von Standards und die Festlegung des Arbeitsprozesses erhalten die Teammitglieder ein besseres Verständnis dafür, wie lange Aufgaben dauern sollten, und haben in der Regel weniger Fragen.
Um die Abläufe zu standardisieren und Regeln für alle Mitarbeiter zu skizzieren, egal ob remote oder intern, können Sie ein Handbuch zum Herunterladen erstellen. Sie können dies so umfassend oder so einfach gestalten, wie Sie möchten. Die Idee ist, dass alle Mitarbeiter das notwendige Verfahren befolgen, um ihre Projekte so effizient und genau wie möglich abzuschließen.
2. Fahren Sie mit der Dateifreigabe fort
Das Versenden großer Dokumente per E-Mail kann nicht nur dazu führen, dass Ihr Posteingang viel langsamer als gewöhnlich arbeitet, sondern auch dazu, dass Informationen in der Übersetzung verloren gehen, insbesondere wenn Sie Kommentare in einem separaten Formular senden. Um diese Probleme insgesamt zu vermeiden, können Sie über einen cloudbasierten Dienst wie Dropbox große Dateien für Teammitglieder freigeben.
Cloud-Speicherserver bieten alle Funktionen Ihres internen Servers, sind jedoch sicherer und leichter zugänglich. Ihre Dateien und Ordner können nach Belieben organisiert werden. Inzwischen verfügt Dropbox auch über eine herunterladbare App, mit der Sie sogar von jedem Gerät aus auf Ihre Dokumente zugreifen können. Dies ist ideal, wenn Sie unterwegs arbeiten und Zugriff auf mehrere Dateien benötigen.
3. Nehmen Sie an mehreren Kommunikationskanälen teil
Wenn Sie sich von einem traditionellen Arbeitsplatzmodell abwenden, ist es wichtig, den Hauptbestandteil eines starken Teams zu überprüfen: effektive Kommunikation. Um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen, müssen Sie auf führende Kommunikationstools zugreifen, die auf dem Markt erhältlich sind.
Das erste wichtige Tool, das Sie für die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern benötigen, ist ein sicheres Chat-System, mit dem Sie auf Knopfdruck Sofortnachrichten senden und Kollegen anrufen können. Diese Tools werden in Büros auf der ganzen Welt verwendet und bieten den Mitarbeitern eine Plattform, über die sie sich mit den wichtigsten Wasserkühlern unterhalten, schnelle Fragen stellen und Dateien miteinander austauschen können.
In der Zwischenzeit können Sie nicht einfach jemanden bitten, einen Stuhl neben sich hochzuziehen, um ihm Ihren Arbeitsprozess zu zeigen, wenn Sie remote arbeiten. Andererseits können Sie mit Video-Sharing-Tools dasselbe effektiv tun! Mit Skype können Sie beispielsweise Personen per Videoanruf anrufen, während Sie Ihren Bildschirm für sie freigeben, damit sie sehen können, was Sie tun. Einige mögen argumentieren, dass dies sogar besser ist als ein persönliches Training, aber wir lassen Sie das beurteilen!
4. Tippen Sie auf Project Management Software
Wenn viele Mitglieder eines Teams an einem Projekt zusammenarbeiten, ist der Einsatz von Projektmanagementsoftware unerlässlich. Auf diese Weise können Sie Prozesse effektiv verfolgen, Daten eingeben und mit Ihrem Team kommunizieren sowie die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern verbessern.
Tatsächlich gibt es Hunderte von Projektmanagement-Tools auf dem Markt, mit denen Sie ein Projekt rationalisieren und auf dasselbe Endziel hinarbeiten können, von Trello bis MindMeister.
5. Bauen Sie eine Remote-Unternehmenskultur auf
Das Schaffen einer Unternehmenskultur kann eine etwas knifflige Angelegenheit sein, wenn nicht alle Mitarbeiter unter einem Dach arbeiten und keinen täglichen persönlichen Kontakt haben. Aber das gesagt, ist es nicht unmöglich! Mit der Leistungsfähigkeit des Internets können Sie Ihre Kollegen sehen, indem Sie eine Videosoftware verwenden oder kurze Clips aufzeichnen, um sie über ein integriertes System an Ihre Kollegen zu senden.
Sie können auch eine Veranstaltung organisieren (wenn sich alle Ihre Mitarbeiter im selben Land befinden), damit sie sich treffen und eine stärkere Bindung aufbauen können, wenn sie täglich zusammenarbeiten. Auf diese Weise können Ihre Remote-Mitarbeiter Erfahrungen austauschen, die dazu beitragen, Vertrauen und Verständnis zueinander aufzubauen.
Alternativ können Sie häufige Besprechungen über ein Gruppengespräch oder einen Chat arrangieren, wenn alle an einem Freitagnachmittag für den Tag abschalten!
6. Legen Sie die festgelegten Arbeitszeiten fest
Wenn Sie Mitarbeiter in allen vier Ecken der Welt haben, arbeiten höchstwahrscheinlich rund um die Uhr unterschiedliche Mitarbeiter. Es ist jedoch wichtig, bestimmte Arbeitszeiten für verschiedene Teammitglieder festzulegen, um sicherzustellen, dass immer mindestens zwei Teams gleichzeitig zusammenarbeiten.
Dies verkürzt im Wesentlichen die Bearbeitungszeit für Projekte, wenn zwei oder mehr Personen, die zusammenarbeiten, gleichzeitig online sind. Dies bedeutet nicht zwangsläufig, dass ihre Arbeitszeiten in Stein gemeißelt sein müssen. Sie sollten jedoch eine Einigung erzielen, damit sie sich während eines bestimmten Arbeitstages gegenseitig unterstützen können.
7. Erstellen Sie ein kombiniertes Kalendersystem
Um die Arbeitszeiten und -pläne Ihrer Teammitglieder zu ermitteln, sollten Sie einen gemeinsamen Kalender verwenden, auf den alle Teammitglieder zugreifen können (natürlich mit eingeschränkten Rechten - Sie möchten nicht, dass sie ihre eigenen Schichten bearbeiten!). Sie können verschiedene Kalender für verschiedene Themen organisieren (z. B. Arbeitszeit, Jahresurlaub usw.) oder alle Ereignisse in einem einzigen Zeitplan auflisten und mithilfe eines Farbcodesystems zwischen Themen unterscheiden.
Dies ist auch eine hervorragende Gelegenheit, Besprechungen, Schulungen und andere Veranstaltungen zu planen, die für Ihre Mitarbeiter nützlich sind.
8. Stellen Sie ein Team von Selbstmotivatoren ein
Große entlegene Arbeiter müssen selbst motiviert und motiviert sein, und solche Leute zu finden kann, gelinde gesagt, schwierig sein. Um ein erfolgreiches Geschäft zu führen, müssen Sie jedoch feststellen, ob diese Mitarbeiter stundenlang alleine sitzen und qualitativ hochwertige Arbeit leisten können.
Sie sollten nicht nur selbst motiviert sein, sondern auch über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse gibt. Darüber hinaus sollten sie sich gut mit Problemlösungen auskennen und über hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten verfügen.
9. Seien Sie kreativ mit Team Bonding
Wenn Sie virtuell arbeiten, ist es möglicherweise sehr viel schwieriger, eine Kultur und einen Teamgeist zu entwickeln, aber es ist wichtig, dass die Menschen eine Bindung herstellen. Die Mitarbeiter müssen wissen, dass sie alle auf ein Endziel hinarbeiten und Teil eines größeren Gesamtbildes sind, anstatt nur alleine zu arbeiten.
Sie können ein echtes Teamgefühl schaffen, indem Sie mit Mitarbeitern über Videoanrufe interagieren, ihnen persönliche Geburtstagsgeschenke und -nachrichten senden und über soziale Medien und andere Stellen außerhalb der Arbeitszeiten mit ihnen kommunizieren.
10. Ziele und Grenzen setzen
Ein guter Weg, um entfernte Mitarbeiter zu beschäftigen, besteht darin, Ziele festzulegen und sie für ihre Leistungen zu belohnen. Wenn Ihr Remote-Mitarbeiter beispielsweise ein Kundendienstmitarbeiter ist, können Sie ihn mit einer Geschenkkarte für sein Lieblingsgeschäft belohnen, wenn er bestimmte Ziele erreicht oder übertrifft.
Auf der anderen Seite sollten Sie auch Grenzen erstellen. Beispielsweise sollten Mitarbeiter mindestens sechs Stunden pro Tag arbeiten. Wenn sie in dieser Zeit irgendetwas arbeiten, werden sie stündlich bezahlt.
11. Bilden Sie ein Team von Führungskräften
Ein virtuelles Team sollte im Grunde genommen eine Gruppe von Führungskräften sein, die ihre eigenen Arbeitslasten verwalten können, ohne Hand zu halten. Jede Person sollte für eine Reihe von Aufgaben verantwortlich sein und ihre täglichen Aufgaben auf der Grundlage der geleisteten Arbeit leiten müssen.
Während sie als Teil eines Teams arbeiten, sollten sie auch die Fähigkeit zeigen, auf die eine oder andere Weise zu führen, indem sie entweder als Projektmanager für eine bestimmte Aufgabe oder als Verantwortlicher für einen bestimmten Abschnitt eines Projekts eingesetzt werden.
12. Planen Sie häufige Meetings
Um ein Gefühl der Teameinheit zu erreichen, sollten Sie regelmäßige Besprechungen sowohl auf Einzel- als auch auf Teambasis vereinbaren. Die Häufigkeit dieser Besprechungen hängt von Ihrem Arbeitszeitplan ab. Sie sollten jedoch versuchen, sich einmal pro Woche mit Ihrem gesamten Team in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden. Gehen Sie in der Zwischenzeit nicht über Bord: Zu viele Meetings können mehr schaden als nützen!
Dies wirkt sich nicht nur auf die Teambindung aus, sondern fördert auch das Brainstorming und die Kreativität der Teammitglieder und schafft Vertrauen in entfernte Teams. Es kann auch Stress reduzieren, indem es entfernte Mitarbeiter daran erinnert, dass sie ein Sicherheitsnetz und eine Einheit haben, mit der sie Rücksprache halten können.
Da der Arbeitsplatz nicht mehr auf ein einziges Büro beschränkt ist, ist es wichtig, dass Sie Ihre Fähigkeiten anpassen und weiterentwickeln, um Mitarbeiter von überall im Teich zu verwalten. Um sicherzustellen, dass Sie skalieren und ein starkes Unternehmen aufbauen, müssen Sie Ihre Remote-Mitarbeiter motivieren und motivieren, und diese Schlüsselverwaltungsstrategien können Ihnen dabei helfen, genau das zu erreichen!
Haben Sie jemals eine entfernte Belegschaft verwaltet? Vor welchen Herausforderungen und Überraschungen standen Sie? Vielleicht möchten Sie Ihre eigenen Tipps und Ratschläge zum Aufbau und zur Verwaltung eines virtuellen Teams weitergeben? Nehmen Sie an der Unterhaltung im Kommentarbereich teil und teilen Sie uns dies mit!
