10 leistungsstarke Tipps für den Erfolg des Projektmanagements

Wer immer gesagt hat, dass es einfach ist, ein Projektmanager zu sein, hat möglicherweise nie die Verantwortung gehabt, einer zu sein. Um ein Projekt durchzuführen, sei es für ein Multimillionen-Dollar-Großunternehmen oder ein kleines Start-up, ist Engagement, Geduld und Scharfsinn erforderlich. Wir sollten auch Eimer voll Kaffee erwähnen, vorzugsweise "reich, stark, bitter, kochend heiß, rücksichtslos [und] verdorben".

Aber ist es unvermeidlich, dass Sie durch das Gewicht des Projekts niedergeschlagen werden?

Nicht, wenn Sie die besten Tricks anwenden und die richtige Strategie anwenden, die auf die spezifischen und einzigartigen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.

Hier sind 10 Tipps für das Projektmanagement, die jeder neue (und erfahrene) Manager kennen muss.

1. Stellen Sie die Erwartungen der Organisation auf

Vor der Initiierung eines Großprojekts können Sie dem Unternehmen dabei helfen, realistische Erwartungen zu formulieren. Dies sind eine Reihe von Schritten, mit denen sichergestellt wird, dass das Team das Projekt pünktlich und budgetgerecht abschließt. Auf diese Weise kann die Organisation einen nachhaltigen Vorteil gegenüber Wettbewerbern in der Branche sicherstellen und diese Strategie in der langfristigen Planung verankern.

Die Schlüsselfrage lautet: Wie finden Sie heraus, was eine realitätsbezogene Erwartung ist?

Hier setzen Ihre Projektmanagementfähigkeiten an, da Sie jetzt verschiedene Methoden implementieren können:

• Stellen Sie das richtige Talent mit den entsprechenden Fähigkeiten ein und behalten Sie es
• technologische lösungen nutzen
• Experimentieren Sie mit dem Management der Leistungsrealisierung
• agile Prozeduren akzeptieren (siehe unten)
• Verbinden Sie Strategievorbereitung mit Managementausführung.

Je nachdem, wo Sie im Unternehmen stehen, können Sie auch Enterprise Project Management oder EPMO empfehlen. Dies ist ein zentrales Geschäftstool, das die Lücke zwischen Strategie und Unternehmen schließt und eine Vielzahl von Unterstützungsmechanismen für die Unternehmensführung und das Projektportfoliomanagement nutzt.

2. Definieren Sie wichtige Meilensteine

Jedes Projekt ist durch Momente definiert, eine Reihe von agilen Praktiken, die schließlich zu einem fertigen Produkt führen. Unabhängig davon, an welcher Art von Unternehmen Sie arbeiten, basiert das Ganze auf zwei wunderbaren Dingen: den Hauptphasen und den Unterphasen.

Die primären Phasen bestehen aus dem Starten, Planen, Ausführen und Schließen. Die Unterphasen sind die kleinen Dinge, die Sie mit Ihrem Team koordinieren müssen, vom Verstehen der Kundenbedürfnisse über das Zusammenstellen von Daten bis zum Schreiben technischer Dokumente. Dies ist der Inbegriff eines erfolgreichen Projektmanagements.

Schreiben Sie jeden wichtigen Meilenstein auf, denn er ist ein wirksamer Indikator dafür, ob Sie und Ihr Team erfolgreich sind.

3. Studieren Sie die Feinheiten von Projekten

Die einzige Möglichkeit, ein Haus zu bauen, besteht darin, ein starkes Fundament zu haben. Gleiches gilt für die Projektplanung; Ohne akribisches Studium der Feinheiten werden Sie kein solides Projekt produzieren. Wie ein Haus ohne herausragendes Fundament wird Ihr Projekt wackeln, sinken und unweigerlich implodieren.

Um sicherzustellen, dass die Planung effektiv ist, müssen Sie die folgenden Tricks in Ihr Management einbeziehen:

• Definieren Sie die Ziele der Kunden
• skizzieren Sie das Ziel des Unternehmens
• Identifizieren Sie die Stakeholder im Projekt
• Verstehe, was ihre Interessen sind
• kennen ihre Erwartungen von Anfang bis Ende.

Eine weitere Sache: Eine eingehende Projektstrategie sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder beinhalten. Das bringt uns zu unserem nächsten Punkt.

4. Identifizieren Sie die Stärken und Schwächen der Teammitglieder

Wie das Sprichwort sagt, sind Sie das Unternehmen, das Sie führen. Dieses uralte Sprichwort gilt sogar für das Management!

Unternehmen überleben und gedeihen, indem sie die Stärken ihrer Mitarbeiter aufzeigen und ihre Schwächen verbergen. Sie müssen dieselbe Mentalität annehmen, wenn Sie Aufgaben, Aufgaben und Verantwortlichkeiten delegieren.

Ähnlich wie bei der Baseball-Analyse bestimmen Manager vor einem Spiel, wer sich in welcher Hinsicht gegen wen auszeichnet. Setzen Sie Ihre Ballkappe auf und sehen Sie, wo Sally, der Ingenieur, Johnny, der Linguist, Billy, der Tech-Zauberer und Susie, die Zahlenknackerin, in Ihre Pläne passen.

Hinweis: Diese Spitznamen sollten Ihnen alles sagen, was Sie wissen müssen!

5. Pflegen Sie eine breite Kommunikation

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation. Dies ist eine berufliche Fähigkeit, die vielen auf dem hart umkämpften und hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute fehlt.

Um ein Projekt ohne Probleme zu verwalten, benötigen Sie eine effektive Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien: Kunden, Interessengruppen, Teammitgliedern und Projektmanagern. Sollte es ein Problem in der Kommunikationsarena geben, dann wird es blindseitige Angriffe geben, Themen wie "Nun, das hast du mir nicht gesagt!" oder 'Ja, nun, du hättest es mir sagen sollen!'.

Letztendlich müssen die Kommunikationswege immer offen und einsatzbereit sein.

Wie stellen Sie sicher, dass die Kommunikation ordnungsgemäß funktioniert? Hier sind ein paar Tipps:

• Schreiben Sie Projektstatusberichte, um alle über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten
• Halten Sie zu Beginn und am Ende jeder Arbeitswoche allgemeine Kommunikationstreffen ab
• Führen Sie eine Politik der offenen Tür, damit jeder, der Fragen oder Bedenken hat, frei sprechen kann
• Lassen Sie die "on-a-need-to-know" -Basis hinter sich, denn Sie werden wahrscheinlich vergessen, was sie ausmacht.

Ineffektive Kommunikation führt häufig zu Projektfehlern, verspäteten Einreichungen und möglicherweise zu einer Überschreitung der Budgetgrenzen.

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6. Motivieren Sie Ihr Team

Ein Merkmal guten Managements ist Führung.

Was ist gute Führung? Zum einen die Fähigkeit, Ihre Untergebenen zu motivieren. Dies kann schwierig zu erreichen sein, da nicht jeder von denselben Worten, körperlichen Ausdrücken, Unternehmenszielen und -ideen motiviert ist. Es ist Ihre Aufgabe, den One-Size-Fits-All-Ansatz aufzugeben und Ihren Führungsstil auf jede Person an Bord abzustimmen.

Hier sind einige Ideen zu berücksichtigen:

• Zeigen Sie Wertschätzung für Ihre Mitarbeiter mit Büropartys, Geschenkkarten, Wettbewerben und mündlichem Lob
• bieten Möglichkeiten, ihre Fähigkeiten zu erweitern und sich im Unternehmen weiterzuentwickeln
• ehrlich und regelmäßig kommunizieren; Mitarbeiter hassen es, im Dunkeln zu sein und das Ratespiel zu spielen
• Pflege der Beziehungen zwischen Führungskräften und Einsteigern
• die Unabhängigkeit fördern und den Arbeitnehmern die Möglichkeit geben, sich selbst zu verwalten.

7. Budget Management Fähigkeiten beschäftigen

Wird Ihr Projekt voranschreiten, mit der nächsten Etappe fortfahren und abgeschlossen sein? Sie möchten "Ja" sagen, aber das hängt vom Budget ab.

Sicher, ein großes multinationales Unternehmen wird über immense Ressourcen verfügen, um ein Projekt durchzuführen. Die meisten Unternehmen - große und kleine - ziehen jedoch ihre Gürtel enger und agieren innerhalb eines begrenzten Betrags von US-Dollar [oder geben Sie hier die Währung Ihrer Wahl ein]. Dies kann den Projektmanager stark unter Druck setzen und alles beschädigen, was er bisher geplant hat.

Muss es aber sein? Solange Sie diese fünf Tools implementieren, können Sie die Kontrolle behalten:

• Berücksichtigen Sie immer die Kosten für spontane Angriffe oder Überraschungen
• Ergründen Sie, was die Stakeholder wirklich brauchen und wollen
• Stellen Sie sicher, dass alle zur Rechenschaft gezogen und über Änderungen informiert werden
• Entwicklung von Key Performance Indicators (KPIs) zur Erreichung langfristiger Ziele
• wenn nötig, überarbeiten, überarbeiten und überprüfen.

Denken Sie daran: Wenn Sie die Pennys verwalten, werden die Dollar folgen.

8. Halten Sie Meetings organisiert und konzentriert

Viele negative Medien haben The Meeting umzingelt. Der Konsens ist angeblich, dass das Treffen eine Zeitverschwendung ist und diejenigen, die diese Powwows leiten, sich selbst sprechen und ein oder zwei Stunden lang Plattitüden schreien wollen.

Aber warum das Baby mit dem Badewasser werfen? Es ist nicht so sehr, dass das Meeting schlecht fürs Geschäft ist. es ist, dass es nicht richtig genutzt wird.

Als Projektmanager, der zu beschäftigt ist, um Klischees auszusprechen - 110%, Paradigmenwechsel und ein Denken über den Tellerrand hinaus - möchten Sie, dass Ihre Meetings detailliert und auf den Punkt gebracht werden. Dies knüpft auch an den vorherigen Punkt zur Kommunikation an.

Ziel jedes Meetings ist es, ein paar Themen zu diskutieren, die erreicht werden können, indem man organisiert und konzentriert bleibt. Am Ende dieses 45-minütigen Treffens sollte eine Frage gestellt werden: Weiß jeder, worum es bei diesem Treffen ging?

9. Verwenden Sie Software Tools

Der Hund ist nicht mehr der beste Freund des Menschen. Es ist Technologie.

Die Geschäftswelt hat unglaubliche Arbeit geleistet, indem sie sich an veränderte Bedingungen angepasst, digitale Tools weiterentwickelt und diese Möglichkeiten maximiert hat, um den Profit zu maximieren. Natürlich gibt es einige Ausreißer, aber die meisten Unternehmen verwenden die neueste und beste Hardware und Software, um die Arbeit zu erledigen.

Sie als Projektmanager können das auch.

Es gibt eine Menge Software, die Ihren Managementstil ergänzen kann. Das beste Programm vereint Zusammenarbeit, Zeitmanagement, Kommunikation, Planung und Dokumentenaustausch in einem einzigen Ökosystem.

Sie wissen nicht, was Sie verwenden sollen? Im Folgenden finden Sie einige budgetfreundliche Vorschläge (kostenlos, mit Upgrade-Option) mit zahlreichen Software-Vorteilen:

• Trello
• Locker
• Basislager
• Wrike
• Podio

10. Führen Sie nach Abschluss eine Überprüfung durch

Am Ende ist es wichtig, eine umfassende Überprüfung des Projekts durchzuführen. Es geht nicht nur darum, das fertige Produkt durchzusehen und sicherzustellen, dass alle Ziele, Bedürfnisse und Aufgaben erfüllt wurden. Stattdessen müssen Sie jede Phase untersuchen, jede Unterphase bewerten und Ihre Projektmanagementfähigkeiten überprüfen (waren sie die besten, oder gibt es Raum für Verbesserungen?).

Durch Überprüfen des Anfangs, Planens, Ausführens und Schließens können Sie etwas verbessern, seine Wirksamkeit aufrechterhalten oder die beste Vorgehensweise festlegen.

Und weisst du was? Dies ist das beste Lernwerkzeug von allen.

Experten haben Projektmanager mit klassischen Dirigenten verglichen. Der Orchesterdirektor weist jeden Geiger, Cellisten und Posaunisten an, jede Note in einer detaillierten Partitur zu verfolgen und auszuführen. Der Projektmanager wird das Gewicht der Welt auf seinen Schultern tragen, aber dieser Druck ist es, der eine Karriere machen oder brechen wird.

Wirst du wie Ikarus sein und nur in den Himmel aufsteigen, um zu sehen, wie deine Flügel wegen der Sonne explodieren? Oder werden Sie sich als Nike, die griechische Göttin, modellieren und die Personifikation des Erfolgs sein?

Welche weiteren Projektmanagement-Tipps möchten Sie uns mitteilen? Nehmen Sie an der Konversation unten teil!